Fichier de locataires mauvais payeurs : ce que disent la CNIL et la loi

La CNIL range parmi les traitements pour lesquels une analyse d’impact relative à la protection des données est requise les « traitements mutualisés de manquements contractuels constatés, susceptibles d’aboutir à une décision d’exclusion ou de suspension du bénéfice d’un contrat » (liste publiée sur cnil.fr).

Si l’analyse d’impact ne permet pas d’identifier des mesures suffisantes pour réduire les risques à un niveau acceptable, le responsable du traitement consulte la CNIL avant de mettre le traitement en œuvre (article 36 du RGPD, rappelé par le référentiel de la CNIL sur la gestion locative).

La CNIL peut prononcer un rappel à l’ordre, une injonction de mise en conformité, une limitation ou une interdiction du traitement, et des amendes administratives dont les plafonds atteignent 10 ou 20 millions d’euros, ou 2 % ou 4 % du chiffre d’affaires annuel mondial, selon le manquement (cnil.fr, CNIL Direct). Dans sa procédure simplifiée, l’amende est limitée à 20 000 €.

Sur le plan pénal, « le fait de collecter des données à caractère personnel par un moyen frauduleux, déloyal ou illicite est puni de cinq ans d’emprisonnement et de 300 000 euros d’amende » (article 226-18 du Code pénal). Ces textes ne visent pas nommément les listes de locataires : leur application dépend des faits, appréciés par la CNIL ou par le juge.

Enfin, le bailleur qui exige d’un candidat une pièce ne figurant pas dans la liste réglementaire encourt une amende administrative, prononcée par le préfet, de 3 000 € au plus pour une personne physique et 15 000 € pour une personne morale (article 22-2 de la loi du 6 juillet 1989 ; service-public.gouv.fr).

La liste des pièces justificatives que le bailleur peut exiger du candidat et de sa caution est fixée par le décret n° 2015-1437 du 5 novembre 2015 (article 22-2 de la loi du 6 juillet 1989). Pour le candidat, l’annexe I prévoit une pièce d’identité, un justificatif de domicile, des documents attestant de ses activités professionnelles et de ses ressources.

Parmi les justificatifs de domicile figurent les « trois dernières quittances de loyer ou, à défaut, attestation du précédent bailleur, ou de son mandataire, indiquant que le locataire est à jour de ses loyers et charges » (décret n° 2015-1437, annexe I).

La CNIL cite parmi les documents qui ne peuvent pas être demandés la copie du livret de famille, la carte Vitale, les relevés de compte bancaire, le contrat de mariage, le jugement de divorce et l’extrait de casier judiciaire (cnil.fr). Le bailleur ne peut pas non plus imposer la cosignature d’un ascendant ou d’un descendant du candidat (article 22-2 de la loi du 6 juillet 1989).

Au stade de la recherche d’un logement, le référentiel de la CNIL retient comme pertinentes l’identité, les coordonnées de contact et les critères de recherche ; il n’estime pas pertinent, à ce stade, de collecter des données sur la situation professionnelle ou financière. La CNIL applique la même logique aux particuliers qui louent (cnil.fr).

Les pièces du décret n° 2015-1437 servent ensuite à apprécier la solvabilité des candidats. Le référentiel précise qu’aucune information supplémentaire, comme des documents bancaires, une carte d’assuré social ou un extrait de casier judiciaire, n’est en principe pertinente.

Pour les données collectées pendant le bail, le référentiel de la CNIL considère comme adéquate une conservation en base active jusqu’à la clôture des comptes du locataire, puis un archivage intermédiaire limité au délai de prescription en matière de bail, soit trois ans en gestion directe. Ce référentiel n’a pas de valeur contraignante et vise les bailleurs professionnels ; les particuliers peuvent s’y référer.

Ce délai rejoint celui de l’article 7-1 de la loi du 6 juillet 1989, selon lequel les actions dérivant du bail se prescrivent par trois ans. Les règles de ce délai sont détaillées sur la page prescription des loyers impayés.

D’autres dispositifs existent pour garantir le paiement du loyer : la caution (le garant), la garantie Visale ou une assurance loyers impayés. Un bailleur ne peut pas cumuler une caution et une assurance loyers impayés, sauf si le locataire est étudiant ou apprenti (article 22-1 de la loi du 6 juillet 1989).

Ces dispositifs sont présentés sur les pages garant et loyer impayé, Visale et loyer impayé et assurance loyers impayés. Face à un impayé déjà constaté, le guide loyer impayé : les démarches, étape par étape reprend les courriers et délais décrits par les sources officielles.