Mail et SMS de relance pour loyer impayé : modèles

Un message de relance reste un rappel amiable. Les modèles de cette page ne fixent aucun délai légal et ne contiennent aucune menace : les délais de la procédure se rattachent à d’autres actes, comme le commandement de payer.

Les clauses qui autorisent le bailleur à percevoir des amendes ou des pénalités, ou qui font supporter au locataire des frais de relance, sont réputées non écrites (loi du 6 juillet 1989, art. 4 i) et p)). Les frais de retard ne peuvent pas être facturés pour un bail signé, renouvelé ou tacitement reconduit depuis le 27 mars 2014 (service-public.gouv.fr). Le détail figure sur la page pénalités et frais de retard de loyer.

L’écrit consiste en une suite de lettres, de caractères, de chiffres ou d’autres signes dotés d’une signification intelligible, quel que soit leur support (Code civil, art. 1365). L’écrit électronique a la même force probante que l’écrit papier, sous réserve que son auteur puisse être dûment identifié et qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité (Code civil, art. 1366).

Quand la réalité d’un fait doit être prouvée, la preuve se fait par tout moyen, dont les SMS, les courriers électroniques et les captures d’écran (service-public.gouv.fr). Toute preuve doit avoir été recueillie de manière loyale, et le juge vérifie les conditions de son obtention (même fiche).

Une copie datée de chaque message envoyé, des réponses du locataire et du décompte permet de retracer les échanges. Aucune des sources citées sur cette page n’impose de forme pour une relance amiable.

Pour rappeler au locataire son obligation de payer le loyer et les charges, service-public.gouv.fr décrit une lettre simple, puis, si elle reste sans effet, une mise en demeure par lettre recommandée avec accusé de réception. La lettre de relance gratuite, avec son décompte en PDF, reprend les éléments de ces messages sous forme de courrier.

Le propriétaire a intérêt à formaliser sa demande de paiement auprès du locataire : d’abord par une mise en demeure par lettre recommandée, puis par une sommation ou un commandement de payer (ANIL, dépliant de juin 2025). Ces deux derniers actes sont délivrés par un commissaire de justice (l’ancien huissier). La mise en demeure de payer a sa propre page.

En parallèle, l’ANIL conseille d’informer le garant (la caution) dès le premier impayé. Quand l’aide au logement est versée au bailleur, celui-ci signale l’impayé à la CAF ou à la MSA dans les deux mois qui suivent sa constitution, sauf si la somme due a été réglée en totalité entre-temps (CCH, art. R. 824-4 jusqu’au 31 décembre 2026 ; art. R. 824-3, issu du décret n° 2026-84, à partir du 1er janvier 2027). Les seuils figurent sur la page loyer impayé et CAF.

Une relance, par message ou par courrier, ne figure pas parmi les causes d’interruption de la prescription prévues par les articles 2240 à 2244 du Code civil : reconnaissance du débiteur, demande en justice, mesure conservatoire ou acte d’exécution forcée. Les actions dérivant du bail se prescrivent par trois ans (loi du 6 juillet 1989, art. 7-1), comme l’explique la page prescription des loyers impayés.

Si le locataire répond qu’il reconnaît devoir la somme, l’article 2240 du Code civil ne précise pas la forme de cette reconnaissance. Les conditions de preuve d’un engagement écrit de payer une somme sont présentées sur la page reconnaissance de dette pour loyer impayé.